E-Rechnung leicht und verständlich erklärt.
Was gilt ab dem 01.01.2025 und wo müssen Sie aktiv werden.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung die in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, und darüber hinaus eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
(Quelle: § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG)
Ab 1. Januar 2025 gilt eine E-Rechnungspflicht für alle inländischen unternehmerischen Rechnungsempfänger. Sie müssen ab diesem Termin in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Die elektronische Rechnungstellung ist dabei nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Ausnahmen gelten für bestimmte steuerfreie Umsätze oder bei Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) benötigen allerdings weiter deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung. Eine elektronische Rechnung ist nunmehr daran erkennbar, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, was u. a. vom Format XRechnung oder dem hybriden Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erfüllt wird. Als „sonstige Rechnung“ werden sowohl papiergebundene Rechnungen bezeichnet als auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, also auch per E-Mail versandte PDF-Rechnungen. (Quelle: Wikipedia)
Zusammengefasst
Ab dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen
Es gibt verschiedene Formate für elektronische Rechnungen
Eine PDF-Datei die per E-Mail verschickt wird ist keine E-Rechnung!
Der Anspruch auf Erhalt einer Papier-Rechnung entfällt ab dem 01.01.2025
Es gibt einige Übergangsfristen und Ausnahmen
Wozu sind Sie als Unternehmer verpflichtet?
Entgegennehmen von elektronischen Rechnungen
Prüfen der elektronischen Rechnungen
Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen
ggf. Aktualisierung ihrer Verfahrensdokumentation
Versenden von elektronischen Rechnungen (ab 01.01.2027)
Ab wann gilt welche Regelung?
Warum es sich lohnt sofort aktiv zu werden
Die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen spart Zeit und Geld. Nicht nur beim Absender, sondern auch beim Empfänger (zumindest wenn dieser darauf vorbereitet ist, E-Rechnungen zu verarbeiten).
Wenn ein Rechnungsaussteller sich entscheidet E-Rechnungen zu verwenden, dann muss dies nicht mehr vorab mit dem Geschäftspartner abgestimmt werden. Sie müssen also darauf vorbereitet sein, E-Rechnungen empfangen, prüfen und archivieren zu können.
Sie benötigen einen Überblick über den derzeitigen und zukünftigen Prozess der Rechnungsprüfung. Die Anpassung der Verfahrensdokumentation kostet Zeit. Dies gilt insbesondere für auditierte Unternehmen.
Auch wenn es nicht explizit in den Gesetzesvorlagen geschrieben steht, für die Aufbewahrung von E-Rechnungen kommen im Grunde nur GoBD-konforme Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) in Frage. Die Auswahl und Einführung einer entsprechenden Belegarchivierung kostet Zeit.
Sie sind nicht das einzige Unternehmen, mit sorgenvollen Blick auf das Datum 01.01.2025. Je näher der Stichtag heranrückt, desto schwerer könnte es werden qualifizierte Beratung zum Thema E-Rechnung einkaufen zu können.
Je früher Sie sich für eine Lösung und ein Format (XRechnung oder ZUGFeRD) entscheiden, desto eher kommen Sie womöglich in die Position mit einem Geschäftspartner sich auf „Ihr“ Format zu einigen und nicht reagieren zu müssen.
PEPPOL
Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein internationales Projekt mit dem Ziel der Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union. (Quelle: Wikipedia)
PEPPOL ist ein Netzwerk über das XRechnungen an Behörden gesendet werden können.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. (Quelle: Wikipedia)
Eine ZUGFeRD Datei enthält neben der maschinenlesbaren XML-Datei zusätzlich auch eine bildgebende PDF-Datei. ZUGFeRD (ab v.2.0.1) ist ein gültiges E-Rechnungs-Format.
XML
Die Extensible Markup Language (dt. Erweiterbare Auszeichnungssprache), abgekürzt XML, ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar ist. XML wird auch für den plattform- und implementierungsunabhängigen Austausch von Daten zwischen Computersystemen eingesetzt eingesetzt. (Quelle: Wikipedia)
UN/EDIFACT
(United Nations / Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. EDIFACT ist einer von mehreren internationalen EDI-Standards. Verantwortlich für den EDIFACT-Standard ist eine UN-Einrichtung namens CEFACT, die der UNECE angegliedert ist. EDIFACT ist in vielen Branchen wie Logistik, Automotive und dem Einzelhandel weit verbreitet.
Weitere Formate
Darüber hinaus gibt es in Europa rund 50 weitere E-Rechnungs-Formate.
Warum kommt die E-Rechnung?
Die EU-Kommission ist seit Jahren bestrebt, die elektronische Rechnungstellung zur vorherrschenden Fakturierungsmethode in Europa zu entwickeln. Zielsetzung sind die Digitalisierung als auch Vermeidung von Steuerbetrug und Steuerhinterziehung.
Nach Schätzung der EU-Kommission ergaben sich durch die fehlende Digitalisierung für das Jahr 2021 eine Differenz in den Mehrwertsteuereinnahmen in Höhe von insgesamt 61.000.000.000€. (Quelle: VAT GAP Report 2023)
Bezogen allein auf Deutschland beläuft sich der geschätzte Fehlbetrag auf ca. 7.460.000.000€
Im Rahmen des Wachstumschancengesetz sollen zukünftig in Deutschland entsprechend alle B2B-Rechnungen mit Wirkung zum 01.01.2028 ausschließlich im elektronischen Format verschickt und empfangen werden.
Wir empfehlen Unternehmen, das Umstellen auf die elektronische Rechnung zeitnah anzugehen – und begleiten Sie dabei mit unseren Lösungen. Beschäftigen Sie sich schon jetzt mit der elektronischen Rechnung und stellen Sie Ihr Unternehmen zukunfts- und rechtssicher auf!
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