Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung die in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, und darüber hinaus eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
(Quelle: § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG)
Ab 1. Januar 2025 gilt eine E-Rechnungspflicht für alle inländischen unternehmerischen Rechnungsempfänger. Du musst ab diesem Termin in der Lage sein, elektronische Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten zu können. Die elektronische Rechnungstellung ist dabei nicht mehr an eine Zustimmung des Rechnungsempfängers geknüpft. Ausnahmen gelten für bestimmte steuerfreie Umsätze oder bei Kleinbetragsrechnungen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) benötigen allerdings weiter deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung. Eine elektronische Rechnung ist nunmehr daran erkennbar, dass sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der CEN-Norm EN 16931 entsprechen, was u. a. vom Format XRechnung oder dem hybriden Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erfüllt wird. Als „sonstige Rechnung“ werden sowohl papiergebundene Rechnungen bezeichnet als auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden, also auch per E-Mail versandte PDF-Rechnungen. (Quelle: Wikipedia)
Zusammengefasst
- Ab dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen in der Lage sein E-Rechnungen zu empfangen
- Es gibt verschiedene Formate für elektronische Rechnungen
- Eine PDF-Datei die per E-Mail verschickt wird ist keine E-Rechnung!
- Der Anspruch auf Erhalt einer Papier-Rechnung entfällt ab dem 01.01.2025
- Es gibt einige Übergangsfristen und Ausnahmen
Wozu bist du als Unternehmer verpflichtet?
- Entgegennehmen von elektronischen Rechnungen
- Prüfen der elektronischen Rechnungen
- Aufbewahrung der elektronischen Rechnungen
- ggf. Aktualisierung ihrer Verfahrensdokumentation
- Versenden von elektronischen Rechnungen (ab 01.01.2027)
Ab wann gilt welche Regelung?
Warum es sich lohnt sofort aktiv zu werden
Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen spart Zeit und Geld – nicht nur beim Absender, sondern auch beim Empfänger, sofern dieser auf die Verarbeitung von E-Rechnungen vorbereitet ist.
Entscheidet sich ein Rechnungsaussteller für den Versand von E-Rechnungen, muss dies nicht mehr vorab mit seinen Geschäftspartnern abgestimmt werden. Deshalb solltest du darauf vorbereitet sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu prüfen und revisionssicher zu archivieren.
Außerdem benötigst du einen Überblick über deine aktuellen und zukünftigen Prozesse der Rechnungsprüfung. Auch die Anpassung der Verfahrensdokumentation nimmt Zeit in Anspruch – insbesondere bei auditierten Unternehmen.
Auch wenn es nicht explizit in den Gesetzesvorlagen geschrieben steht, für die Aufbewahrung von E-Rechnungen kommen im Grunde nur GoBD-konforme Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) in Frage. Die Auswahl und Einführung einer entsprechenden Belegarchivierung kostet Zeit.
Du bist nicht das einzige Unternehmen, das mit Sorge auf die Einführung der E-Rechnung blickt. Je näher die gesetzlichen Fristen rücken, desto schwieriger könnte es werden, qualifizierte Beratung und Unterstützung zu erhalten.
Je früher du dich für eine Lösung und ein Format (XRechnung oder ZUGFeRD) entscheidest, desto eher kommst du womöglich in die Position mit einem Geschäftspartner sich auf „dein“ Format zu einigen und nicht reagieren zu müssen.
Du benötigst Unterstützung bei der E-Rechnung?
Wir analysieren gemeinsam deine aktuelle Situation, beantworten deine Fragen und zeigen dir den passenden Weg zur E-Rechnung.
Peppol, XRechnung, ZUGFeRD, XML usw.
Die mitunter verwirrenden Begriffe in Verbindung mit der E-Rechnung kurz erklärt
PEPPOL
Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) ist ein internationales Projekt mit dem Ziel der Standardisierung grenzüberschreitender, elektronisch unterstützter öffentlicher Vergabeverfahren innerhalb der Europäischen Union. (Quelle: Wikipedia)
PEPPOL ist ein Netzwerk über das XRechnungen an Behörden gesendet werden können.
ZUGFeRD
ZUGFeRD (Akronym für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine Spezifikation für das gleichnamige Format elektronischer Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt. (Quelle: Wikipedia)
Eine ZUGFeRD Datei enthält neben der maschinenlesbaren XML-Datei zusätzlich auch eine bildgebende PDF-Datei. ZUGFeRD (ab v.2.0.1) ist ein gültiges E-Rechnungs-Format.
XML
Die Extensible Markup Language (dt. Erweiterbare Auszeichnungssprache), abgekürzt XML, ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei, die sowohl von Menschen als auch von Maschinen lesbar ist. XML wird auch für den plattform- und implementierungsunabhängigen Austausch von Daten zwischen Computersystemen eingesetzt eingesetzt. (Quelle: Wikipedia)
UN/EDIFACT
(United Nations / Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ist ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. EDIFACT ist einer von mehreren internationalen EDI-Standards. Verantwortlich für den EDIFACT-Standard ist eine UN-Einrichtung namens CEFACT, die der UNECE angegliedert ist. EDIFACT ist in vielen Branchen wie Logistik, Automotive und dem Einzelhandel weit verbreitet.
Weitere Formate
Darüber hinaus gibt es in Europa rund 50 weitere E-Rechnungs-Formate.
Warum kommt die E-Rechnung?
Die EU-Kommission verfolgt seit Jahren das Ziel, die elektronische Rechnungsstellung zur vorherrschenden Fakturierungsmethode in Europa zu machen. Damit sollen die Digitalisierung vorangetrieben sowie Steuerbetrug und Steuerhinterziehung reduziert werden.
Nach Schätzungen der EU-Kommission führte die fehlende Digitalisierung im Jahr 2021 zu einer Differenz bei den Mehrwertsteuereinnahmen von insgesamt 61 Milliarden Euro (Quelle: VAT GAP Report 2023).
Allein für Deutschland wird der Fehlbetrag auf rund 7,46 Milliarden Euro geschätzt.
Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes sollen in Deutschland ab dem 01.01.2028 alle B2B-Rechnungen ausschließlich in elektronischer Form versendet und empfangen werden.
Wir empfehlen dir, die Umstellung auf die elektronische Rechnung frühzeitig anzugehen – und begleiten dich dabei mit unseren Lösungen. Beschäftige dich schon jetzt mit der elektronischen Rechnung und stelle dein Unternehmen zukunfts- und rechtssicher auf.
FAQ E-Rechnung
Hier erhältst du Informationen zu den häufig gestellten Fragen
Alles rund um die E-Rechnung – aus einer Hand
Egal, ob du eine ERP-Lösung suchst, deine Archivierung modernisieren oder deine Prozesse auf die E-Rechnung vorbereiten möchtest – wir unterstützen dich bei jedem Schritt.
Unsere Leistungen im Überblick
- ERP mit SAP Business One
Mit SAP Business One erhältst du eine zukunftssichere Unternehmenslösung, die optimal auf die Anforderungen der E-Rechnung vorbereitet ist. Als SAP Business One Partner mit über 20 Jahren Erfahrung begleiten wir Unternehmen bei der Einführung und Optimierung ihrer ERP-Prozesse.
- Revisionssichere Archivierung
Mit cks.eINVOICE und cks.DMS kannst du E-Rechnungen in verschiedenen Formaten erstellen, empfangen und revisionssicher archivieren. Für weitere Dokumentenmanagement-Lösungen bieten wir innerhalb unserer Unternehmensgruppe außerdem ELO an.
- E-Rechnungs-Check & Prozessberatung
Du möchtest wissen, ob deine Eingangsrechnungsprozesse bereits fit für die E-Rechnung sind? Wir analysieren deine bestehenden Abläufe, unterstützen bei der Verfahrensdokumentation und zeigen dir konkrete Optimierungsmöglichkeiten auf.
Unsere Lösungen
SAP Business One als Warenwirtschaft der Zukunft
Mit SAP Business One steuerst du deine Warenwirtschaft sicher durch die digitale Zukunft. Die Software integriert die Erstellung, Verwaltung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen nahtlos in deine Geschäftsprozesse und sorgt so für mehr Effizienz, Transparenz und Zukunftssicherheit.
cks.eINVOICE inkl. revisionssichere Belegarchivierung
Mit cks.eINVOICE kannst du E-Rechnungen in vielen verschiedenen Formaten erstellen und verarbeiten. Standardmäßig erhältst du das für dein Land definierte Format. Zusätzlich kannst du alle Belege revisionssicher archivieren. Gemeinsam mit SAP Business One bist du damit bestens auf die Umstellung auf die E-Rechnung vorbereitet.
Du möchtest wissen, welche Lösung am besten zu deinem Unternehmen passt? Sprich uns an oder vereinbare direkt einen persönlichen Beratungstermin.
UNSERE PARTNER & LÖSUNGEN
Dein norddeutscher SAP Business One
Partner im Zentrum Hamburgs.
KONTAKT
CP Wave GmbH
Wendenstraße 4
D-20097 Hamburg
Tel. +49 40 23622 180
info(at)cpwave.de
www.cpwave.de
SAP BUSINESS ONE
SUPPORT
UNTERNEHMEN
