FAQ zur E-Rechnung

Die wichtigsten Fragen und Antworten zur E-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD

Welche Dienstleistungen bietet die CP Wave rund um an das Thema E-Rechnung an?

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Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung die in einem strukturierten elektronischen Format gemäß der Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, und darüber hinaus eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. (Quelle: § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG)

Ist E-Rechnung heute bereits Pflicht?

Ja, in Teilbereichen. Rechnungen an Bundesbehörden (B2G) müssen bereits seit dem 27.11.2020 als E-Rechnung gestellt werden. Länder und Kommunen müssen seit April 2020 E-Rechnungen zumindest empfangen können. Bisher haben allerdings nur einige Bundesländer die E-Rechnung auch verpflichtend eingeführt.

Muss ab dem 01.01.2025 immer eine E-Rechnung ausgestellt werden?

Nein, eine E-Rechnung muss im B2B Bereich erst ab dem 01.01.2027 zwingend ausgestellt werden.

Kann ich ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen ausstellen?

Ja, sie können ab dem 01.01.2025 als Ausgangsrechnungssteller im B2B-Umfeld auf E-Rechnung umstellen. Sie müssen dies zuvor nicht mit Ihren Geschäftspartner abstimmen, da ab dem 01.01.2025 jedes Unternehmen in der Lage sein muss E-Rechnungen zu empfangen.

Kann ich von meinem Geschäftspartner ab dem 01.01.2025 eine E-Rechnung verlangen?

Nein, welches zulässige Format verwendet wird kann der Rechnungsaussteller entscheiden. Somit kann dieser auch die Übergangsfrist bis zum 01.01.2027 für sich in Anspruch nehmen.

Muss ein Geschäftspartner mich vor der Umstellung auf E-Rechnung um Zustimmung bitten?

Nein, ein Unternehmen kann im B2B-Umfeld ab dem 01.01.2025 jederzeit auf die Verwendung von E-Rechnungen umstellen. Dies kann ohne Rücksprache mit dem Geschäftspartner erfolgen. Wenn der Rechnungsaussteller sich für die Verwendung einer E-Rechnung entscheidet, dann muss der Empfänger diese ab dem 01.01.2025 entgegennehmen können.

Kann ich auch nach dem 01.01.2025 Rechnungen als PDF-Datei versenden?

Ja, erst ab dem 01.01.2027 muss zwingend eine E-Rechnung ausgestellt werden (Ausnahmen siehe hier). In der Übergangsfrist vom 01.01.2025 bis zum 01.01.2027 können Unternehmen im B2B-Umfeld weiterhin miteinander den Versand von Rechnung als PDF-Datei vereinbaren.

Kann ich auch nach dem 01.01.2025 Rechnungen auf Papier versenden?

Was sind die Mindestvoraussetzungen um E-Rechnungen empfangen zu können?

Es reicht aus wenn der Rechnungsempfänger hierfür ein E-Mail Postfach zur Verfügung stellt. Die automatische Verarbeitung einer E-Rechnung muss hingegen nicht bereits ab dem 01.01.2025 möglich sein. Es bietet sich jedoch an die automatische Verarbeitung anzustreben, da die Prüfung und Aufbewahrung der E-Rechnungen sehr wohl zu den Pflichten des Rechnungsempfängers gehören. Die Archivierung ist ohne ein GoBD konformes Archivierungssystem eigentlich gar nicht möglich.

Wie kann eine E-Rechnung übertragen werden?

per E-Mail
über Drittanbieter (Dienstleister)
über das Peppol-Netzwerk
über Web-Portale
per EDI

Warum sollte ich als Rechnungsaussteller schon vor dem 01.01.2027 auf E-Rechnung umstellen?

Die Kostenersparnis bei einer E-Rechnung gegenüber einer herkömmlichen Rechnungsverarbeitung liegt erfahrungsgemäß im Durchschnitt bei rund 10€. Und dies sowohl auf Rechnungsausstellerseite als auch auf der Rechnungsempfängerseite. Hinzu kommt in vielen Fällen noch ein ökologischer Vorteil den eine E-Rechnung gegenüber einer herkömmlichen Rechnung hat. Je früher Sie sich zudem mit der Prozessumstellung und mit der entsprechend zu überarbeitenden Verfahrensdokumentation auseinandersetzen, desto vorteilhafter wird es sich auf Ihr Unternehmen auswirken.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein auf XML-basierendes Format welches ursprünglich für E-Rechnungen an Behörden (B2G) entworfen wurde. Der Vorteil dieses Formates ist seine geringe Dateigröße. Allerdings beinhaltet XRechnung keine bildgebende Datei. Für die Visualisierung des maschinenlesbaren Formates wird daher meist ein externes Programm benötigt.

ZUGFeRD ist eine Kombination aus einer bildgebenden Datei (PDF-A) und einer darin angefügten maschinenlesbaren Datei im XML-Format. Durch diesen hybriden Ansatz ist eine ZUGFeRD Datei größer. Der Vorteil liegt an der guten Lesbarkeit der E-Rechnung anhand der PDF-Datei. Ab der v2.0.1 ist ZUGFeRD als E-Rechnungsformat zugelassen.

Gibt es Tools zur Visualisierung von XRechnungen?

Ja, zum Beispiel:

www.ultramarinviewer.de
OpenXRechnung

Gibt es Ausnahmen für die zwingende Ausstellung einer E-Rechnung ab dem 01.01.2027?

Ja, ausgenommen von der Verpflichtung sind:

Unternehmen mit einem Jahresumsatz von < 800.000€
nicht im Inland ansässige Unternehmen (außer feste Niederlassungen)
steuerfreie Umsätze
B2C Rechnungen
Kleinbetragsrechnungen (derzeit bis 250€ Gesamtbetrag)
Fahrkarten

Gibt es noch andere E-Rechnung Formate als XRechnung und ZUGFeRD?

Ja, in Deutschland kann zum Beispiel auch EDIFACT als Format für E-Rechnung verwendet werden, sofern sich aus dem Format die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein EN 16931 Format extrahieren lassen. Darüber hinaus gibt es in Europa noch rund 50 weitere lokale Formate.

Gibt es noch ungeklärte Aspekte rund um die E-Rechnung?

Ja, Stand Juli 2024 fehlt zum Beispiel noch die endgültige Spezifikation für die Handhabung von Jahresrechnungen, Sammelrechnungen oder Skonto innerhalb der E-Rechnung.

Was ist mit Rechnungen von oder ins europäische Ausland?

Die Regelung zur E-Rechnung ab dem 01.01.2025 gilt zunächst für inländische B2B Umsätze. Ursprünglich sollte zum 01.01.2028 die E-Rechnung für die ganze EU in Kraft treten. Am 08.05.2024 wurde ein Kompromissvorschlag vorgelegt, der eine Verschiebung um 2,5 Jahre vorsieht.

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